電子發(fā)票是信息時代的產(chǎn)物，它以無紙化、便捷性、低成本、高效率等優(yōu)勢受到了大多數(shù)企業(yè)的青睞。與此同時，因為目前電子發(fā)票存在監(jiān)管上的漏洞，打印次數(shù)不受限制。所以，也給企業(yè)財務人員帶來諸如重復報銷、虛假報銷等一系列問題。這樣問題會給企業(yè)帶來風險嗎？財務人員如何“見招拆招”？昆明代理記賬工作人員將帶您解決這些困擾。

一、電子發(fā)票報銷常見場景

1、場景一：重復報銷

某企業(yè)員工小張的電子發(fā)票已經(jīng)在幾個月前報銷過了，本月又打印了一次拿來財務報銷。小張之舉有可能是故意的，也可能是無意的。

2、場景二：重復報銷

某企業(yè)員工小劉發(fā)生費用取得的電子發(fā)票已經(jīng)在幾個月前報銷過了，小劉又把電子發(fā)票的PDF文件發(fā)給同事小王，小王把電子發(fā)票打印出來拿來財務報銷。

3、場景三：虛假報銷

某企業(yè)員工小高發(fā)生費用取得電子發(fā)票，通過采用PS等軟件處理工具，修改電子發(fā)票金額，再通過打印PS圖片進行虛假報銷。

二、以上場景會給企業(yè)帶來風險嗎？

發(fā)票是指一切單位和個人在購銷商品、提供或接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中，所開具或收取的業(yè)務憑證。發(fā)票是會計核算的原始依據(jù)，也是稅務機關重點關注的檢查對象。

電子發(fā)票是數(shù)據(jù)電文形式的無紙化發(fā)票，和紙質(zhì)發(fā)票具有同等的法律效力。如果企業(yè)存在大量電子發(fā)票重復或虛假報銷的情況，從企業(yè)內(nèi)控角度來看，就是舞弊，侵害了公司的直接利益；從稅收管理角度來看，就會虛增成本費用，少交企業(yè)所得稅，侵害了國家的稅收利益。

三、財務人員如何“見招拆招”？

財務人員如何防范和杜絕電子發(fā)票重復或虛假報銷的情況呢？可以從以下幾方面入手。

（一）需要加強企業(yè)內(nèi)控管理力度

財務部需制訂完善的《電子發(fā)票報銷管理制度》，比如規(guī)定電子發(fā)票報銷時限；經(jīng)辦人自行查驗發(fā)票真?zhèn)尾⒋蛴〗貓D；經(jīng)辦人承諾、部門負責人審核業(yè)務真實性；財務部定期抽查、嚴懲故意重復或虛假報銷員工及相關責任人等方式來加強內(nèi)控力度。

（二）運用一些輔助手段防范

1、財務人員可以利用EXCEL表格建立《電子發(fā)票報銷臺賬》。

適合于規(guī)模較小、業(yè)務量較少的小企業(yè)。電子發(fā)票臺賬的內(nèi)容包括但不限于“發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、發(fā)票金額、憑證號、報銷人、報銷日期、報銷內(nèi)容、發(fā)票真?zhèn)巍薄Ｍㄟ^設置“禁止輸入重復項”和在國稅局網(wǎng)站查詢電子發(fā)票真?zhèn)?，來避免發(fā)票重復和虛假報銷的問題。

2、利用現(xiàn)在比較流行的手機APP “小程序”工具。

比如像微信、百度、支付寶等APP中的小程序都可以查驗發(fā)票真?zhèn)魏筒橹亍Ｐ〕绦虻暮锰幘褪遣恍枰惭b，操作簡單，直接用微信調(diào)用手機攝像頭掃碼，非常方便。

3、購買專業(yè)的發(fā)票管理平臺，再配上若干掃碼槍

適合于規(guī)模較大、業(yè)務量較多的中型企業(yè)。通過購買第三方發(fā)票管理平臺，可以對企業(yè)的進項發(fā)票進行集中管理。

發(fā)票管理平臺包括發(fā)票信息采集、影像檔案管理、發(fā)票認證、發(fā)票監(jiān)控、進項數(shù)據(jù)分析、供應商管理、發(fā)票快遞查詢、結(jié)算協(xié)同管理等功能。掃碼槍可以直接掃描電子發(fā)票上的二維碼自動查重。

4、建立財務共享中心或費用報銷系統(tǒng)

適合于大型國企、上市公司，業(yè)務遍布全國或海外市場。因為這些高度集成軟件都是專業(yè)定制，成本很高，操作較復雜。大企業(yè)本身資金實力雄厚，各方面管理都比較嚴格，也愿意在這方面投資。

經(jīng)辦人每次報銷電子發(fā)票時，需要自行在共享系統(tǒng)提單，財務人員通過影像系統(tǒng)掃描紙質(zhì)發(fā)票或輸入電子發(fā)票信息，自動實現(xiàn)同一稅號下的查重，直接解決了財務發(fā)票前端的工作，大大提高了工作效率。

綜上所述，針對電子發(fā)票存在的重復或虛假報銷情況，企業(yè)應該在加強內(nèi)控管理的同時，根據(jù)自身實際規(guī)模及業(yè)務情況來制訂相應的防范措施。一旦發(fā)現(xiàn)員工這些惡意行為，用制度說話，嚴懲不貸。